Sinds de coronacrisis is het vergaderen en samenwerken via conference software enorm toegenomen. Als je veilig en betrouwbaar gebruik wilt maken van conference software, is het goed om bepaalde richtlijnen te hanteren om de privacy en veiligheid te waarborgen.
Door middel van de volgende richtlijnen kun je bij het gebruik van conference software de privacy en veiligheid vergroten:
- Maak afspraken in de organisatie over welke applicaties gebruikt mogen worden en welke niet;
- Maak afspraken over wat vertrouwelijke informatie is en dus zeker niet in onveilige applicaties kan worden gedeeld. Hierbij kun je denken concurrentiegevoelige informatie, maar ook informatie van klanten of medewerkers;
- Geef zo weinig mogelijk traceerbare informatie over je zelf als je jezelf aanmeldt bij een applicatie (denk bijvoorbeeld aan telefoonnummer, bedrijf waar je voor werkt, maar ook gebruikersnamen van social media of een profielfoto);
- Deel alleen informatie die publiekelijk is of mag worden. Vertrouwelijke data, voor zover delen is toegestaan, deel je telefonisch of per (beveiligde) e-mail;
- Deel vergaderverzoeken alleen met specifieke deelnemers en niet met grote groepen;
- Beveilig de toegang tot een vergadering altijd met een wachtwoord of toegangscode;
- Mocht je twijfelen over de privacy of veiligheid van een bepaalde tool, overleg indien mogelijk met je interne ICT afdeling of ICT leverancier;
- Wees alert op phishing e-mails van ‘nep’vergaderingen of van onbekenden;
- De privacy statements van bedrijven veranderen wel eens. Check of eventuele veranderingen ook consequenties hebben voor jouw gebruik.